Como Calcular o Custo Real de um Funcionário | Guia Completo

Como Calcular o Custo Real de um Funcionário

Guia completo com calculadora interativa e fontes oficiais

Um funcionário pode custar à empresa até 2,8 vezes o salário base quando somados encargos, benefícios e obrigações legais.

Calculadora de Custo

Simule o custo do funcionário

Salário Base (R$) Benefícios (R$)

Salário Base 2 (opcional) Benefícios 2 (R$)

Fontes Oficiais e Atualizações

• Portal Gov.br
• Ministério do Trabalho
• Receita Federal
• INSS

© Como Calcular o Custo de Funcionário. Informações baseadas em legislação trabalhista brasileira.

Guia completo: como calcular o custo real de um funcionário (passo a passo)

Este conteúdo complementa a calculadora e aprofunda conceitos, exemplos e dúvidas comuns — com links oficiais para você acompanhar eventuais atualizações normativas.

Navegue por tópicos

• Metodologia prática de cálculo
• Diferenças: Simples vs. Lucro Presumido/Real
• Como provisionar 13º e férias corretamente
• Benefícios: VT, VR/VA, saúde e impactos
• FAQ – dúvidas frequentes (cauda longa)
• Quiz rápido: teste seus conhecimentos
• Fontes oficiais e acompanhamento
• Veja também (links internos)

Metodologia prática de cálculo (modelo replicável)

Passo 1: Some a remuneração mensal (salário + médias de adicionais, comissões, horas extras).

Passo 2: Acrescente benefícios mensais (VT, VR/VA, saúde, auxílio-creche etc.).

Passo 3: Some encargos legais sobre a folha (FGTS, INSS patronal quando aplicável, RAT, Sistema S conforme regime).

Passo 4: Inclua provisões mensais de 13º e férias + 1/3 (rateadas por 12 meses).

Passo 5: Se necessário, some custos indiretos (equipamentos, software, uniformes, treinamentos).

Resultado: Custo Total Mensal = Salário + Benefícios + Encargos + Provisões (+ Indiretos).

Dica: mantenha uma planilha com colunas fixas (salário, benefícios, FGTS, INSS, RAT, Sistema S, 13º, férias) e alimente com dados reais. Isso facilita auditoria e revisão com seu contador.

Simples Nacional: quando o INSS patronal não incide

Conforme o enquadramento e o anexo, parte das contribuições pode estar embutida no DAS, e a empresa pode ter redução/isenção do INSS patronal sobre a folha. Confirme seu anexo, CNAE e fator R com seu contador.

• FGTS (8%) permanece devido sobre a remuneração.
• RAT (1% a 3%) varia por CNAE e pode sofrer ajuste via FAP.
• Sistema S pode ter aplicação diferenciada conforme o caso.

Lucro Presumido/Real: encargos completos

Nesses regimes, em regra há INSS patronal sobre a folha (20%) além de FGTS, RAT e Sistema S. A alíquota efetiva varia por CNAE e acordos setoriais.

Projetar encargos por funcionário ajuda a formar preço e avaliar ganhos de produtividade.

Como provisionar 13º salário e férias (com 1/3) do jeito certo

13º proporcional: divida um salário por 12 e some ao custo de cada mês.

Férias + 1/3: provisionar 1 salário/12 + (1/3 de 1/12), totalizando aproximadamente 11,11% ao mês.

Controle de provisões evita “picos” de caixa no fim do ano e em períodos de férias.

Benefícios no custo: vale-transporte, refeição/alimentação e saúde

• Vale-transporte (VT): custo para a empresa após desconto de até 6% do salário do empregado, conforme uso.
• Vale-refeição/vale-alimentação (VR/VA): integram seu custo direto; atenção à política de coparticipação.
• Plano de saúde: considerar mensalidade, coparticipação e dependentes.
• Auxílios e bolsas: educação, creche, home office (ajuda de custo) e outros benefícios corporativos.

Transparência com o time sobre a composição do pacote reduz turnover e melhora a percepção de valor do benefício.

Perguntas frequentes (cauda longa)

Como calcular o custo de um funcionário CLT com salário mínimo?

Use a fórmula padrão e aplique encargos proporcionais ao salário mínimo vigente. Some benefícios (VT, VR/VA, saúde), FGTS (8%), provisões de 13º e férias, e encargos do seu regime.

Vale a pena contratar no regime PJ para reduzir custo?

Depende do escopo e da subordinação. Há riscos trabalhistas se houver elementos típicos de vínculo (habitualidade, pessoalidade, onerosidade, subordinação). Avalie com jurídico/contábil.

Como projetar o custo anual por colaborador?

Multiplique o custo mensal por 12 e acrescente reajustes previstos, dissídios, eventuais bônus e cursos. Inclua despesas de admissão e desligamento.

Quais encargos variam por CNAE?

Principalmente o RAT (1% a 3%), ajustado pelo FAP. O Sistema S também pode ter variações por setor. Consulte seu CNAE e tabelas oficiais.

Como reduzir custos sem ferir a legislação?

Otimize escala de trabalho, controle de horas extras, prevenção de afastamentos, negociação de benefícios e upsksilling para elevar produtividade. Sempre com respaldo jurídico.

📌 Veja também

⌚ Relógios Masculinos Mais Vendidos 🛒 Produtos Mais Vendidos no Brasil 🚶 Benefícios da Caminhada Diária 💇 Como Deixar o Cabelo Liso em Casa

Fontes oficiais e onde acompanhar atualizações

• Receita Federal (gov.br/receitafederal)
• Ministério do Trabalho e Emprego
• INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
• FGTS – Caixa Econômica Federal
• Portal Gov.br (leis, decretos e serviços)

As regras podem mudar. Consulte periodicamente os links acima e valide com seu contador.

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